Si premette che “Albo Pretorio” e “Amministrazione Trasparente” sono due sezioni distinte del sito di una Pubblica Amministrazione; hanno scopi, tempi di conservazione e regole di indicizzazione differenti e, in alcuni casi, anche opposte, ciò al fine di bilanciare il diritto all’informazione e alla trasparenza con la tutela della privacy.
L’Albo Pretorio ha funzione di “pubblicità legale”; la durata delle pubblicazioni in questa sezione è temporanea (in genere 15 giorni, il tempo può variare a seconda del provvedimento amministrativo da pubblicare). I dati ivi contenuti non devono essere indicizzati dai motori di ricerca esterni poiché per obbligo di legge la visibilità degli stessi deve essere limitata al motore di ricerca interno dell’Ente, come prescritto dalle Linee Guida del Garante per la Protezione dei Dati Personali (provvedimento n. 243 del 15.05.2014), dal Regolamento Europeo Reg. UE 2016/279 (art. 5, par. 1, lett. c e art. 17) e dalle “Linee Guida in materia di trattamento dei dati personali per finalità di pubblicazione e diffusione di atti e documenti locali” del Garante per la Protezione dei Dati Personali del 19.04.2007.
Tale limitazione mira a tutelare i dati personali dei cittadini coinvolti negli atti e il cosiddetto “diritto all’oblio”. Il Garante per la Protezione dei Dati Personali, nel citato provvedimento n. 243 del 15.05.2014, recante: “Linee guida in materia di trattamento di dati personali, contenuti anche in atti e documenti amministrativi, effettuato per finalità di pubblicità e trasparenza sul web di soggetti pubblici e da altri enti obbligati”, ha definito un quadro unitario di misure e accorgimenti volti ad individuare le opportune cautele che i soggetti pubblici sono tenuti ad applicare nei casi in cui effettuano attività di diffusione di dati personali sui propri siti web istituzionali, nel rispetto dei principi di “pertinenza, non eccedenza ed indispensabilità”. Non è pertanto consentito, come invece richiesto e sollecitato dall’interrogazione, procedere all’indicizzazione dei dati pubblicati in Albo Pretorio.
La medesima disciplina vale per lo “storico atti” dell’Albo Pretorio: non solo non esiste alcun obbligo di indicizzarne i dati contenuti ma, come precisato, sussiste invece il divieto esplicito. Come più volte precisato dal Garante per la Protezione dei Dati Personali, le indicazioni in materia impongono di evitare l’indicizzazione indiscriminata da parte dei motori di ricerca generalisti, così da preservare il “diritto all’oblio” del soggetto interessato e ridurre il rischio di diffusione impropria di dati personali. Di conseguenza, la configurazione tecnica dell’Albo Pretorio deve essere mantenuta coerente con tale principio.
Qualora un Ente decidesse di conservare una sezione “storico” o “archivio” liberamente consultabile sul proprio portale, avrebbe l’obbligo tassativo di anonimizzare od oscurare tutti i dati personali presenti nell’atto, proteggendo lo stesso dall’indicizzazione esterna e rimuovendo qualsiasi elemento che possa identificare il soggetto interessato. La reperibilità web a tempo indeterminato di atti contenenti dati personali non anonimizzati è considerata un illecito, come ampiamente evidenziato nelle “Prescrizioni del Garante per la pubblicazione di deliberazioni contenenti dati personali sull’Albo pretorio online di una Regione” del 26 marzo 2015.
Resta comunque la possibilità, per ciascun cittadino, di effettuare una richiesta di accesso agli atti secondo le forme previste dalla normativa. Per quanto sopra, non si ritiene di poter accogliere la richiesta di configurare l’Albo Pretorio in modo tale da renderne i contenuti pienamente ricercabili dai motori di ricerca esterni, in quanto tale soluzione non solo risulterebbe non coerente con le finalità di tutela dei dati personali e con le prescrizioni applicabili alla sezione, ma costituirebbe un illecito sanzionabile.
Per quanto attiene, invece, la sezione “Amministrazione Trasparente”, considerato che la medesima assolve alla funzione di “pubblicità conoscitiva” e non ha funzione di pubblicità legale (come avviene, invece, per l’Albo Pretorio), l’indicizzazione è obbligatoria, seppur con forti tutele e limitazioni per la privacy. Anche in questo caso, non possono essere indicizzati dati sensibili, giudiziari o relativi alla salute, alla sessualità o alla religione.
Si precisa che i dati ad oggi pubblicati nelle sezioni “Albo Pretorio” e “Amministrazione trasparente” sono conformi al disposto delle “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” pubblicate dall’AgID, a mente delle quali i documenti e i dati delle Pubbliche Amministrazioni sono prodotti, gestiti e conservati utilizzando formati aperti. In particolare, un formato è considerato “aperto” quando le sue specifiche sono pubbliche, documentate e liberamente disponibili, consentendo l’accesso ai dati senza dipendere da tecnologie proprietarie o da specifici software.
Per la produzione e lo scambio di documenti e dati, le Linee guida AgID indicano preferibilmente i seguenti formati:
Documenti di testo: ODT (OpenDocument Text), PDF/A e PDF 1.7 per i documenti destinati alla conservazione. Fogli di calcolo: ODS (OpenDocument Spreadsheet) e CSV (Comma-Separated Values) per l’esportazione e lo scambio dei dati. Dati strutturati: XML e JSON, utilizzati per l’interscambio e l’elaborazione automatica delle informazioni tra sistemi informatici.
Attualmente l’Ente pubblica documenti nei formati PDF, ODF e OOXML (Office Open XML). Con riferimento ai formati OOXML di Microsoft Office, lo standard ISO prevede due profili: “Transitional” e “Strict2”. Poiché i file prodotti dalle diverse versioni di Microsoft Office non sono facilmente distinguibili dagli operatori e non vi è garanzia che siano sempre conformi al profilo “Strict”, che rappresenta la variante maggiormente aderente allo standard ISO, si è ritenuto opportuno individuare come formati di riferimento ODF, PDF/A, PDF1.7 e CSV.
L’adozione di tali formati consente di garantire un più elevato livello di interoperabilità, accessibilità, conservazione nel tempo e conformità alle indicazioni dell’AgID e agli standard aperti di riferimento.
Da ultimo, per quanto attiene all’utilizzo della piattaforma J-City.gov, si evidenzia che la stessa deve rispondere a stringenti criteri tecnici e di sicurezza imposti dall’AgID e dal “Dipartimento della Trasformazione Digitale per i Portali della Pubblica Amministrazione Italiana”. Il sito utilizzato è pertanto un sito sicuro e conforme alle prescrizioni ministeriali.
L’Amministrazione conferma, quindi, il pieno rispetto dell’art. 9 del Decreto legislativo 33/2013, che vieta l’adozione di filtri o soluzioni tecniche idonei a impedire ai motori di ricerca web di indicizzare la sezione medesima, come peraltro recentemente accertato dall’Organismo Indipendente di Valutazione (OIV), che, con provvedimento n. 92205 reso in data 9 luglio scorso, ha positivamente attestato la “completezza, l’aggiornamento e l’apertura del formato di ciascun documento”, rilevando altresì che “l’Amministrazione non ha disposto filtri e/o altre soluzioni tecniche atte ad impedire ai motori di ricerca web di indicizzare ed effettuare ricerche all’interno della sezione Amministrazione Trasparente, salvo le ipotesi consentite dalla normativa vigente”.
Distinti saluti.
Il Sindaco dott. Riccardo Masiero
